Un patrimonio infinito di conoscenze a portata di mano, ma con il rischio di sovraccaricarci di informazioni indistinte. La possibilità di lavorare da remoto, ma con la difficoltà di bilanciare vita personale e professionale, a scapito delle performance e del benessere. Abbiamo tutti ampiamente sperimentato sia i pro che i contro delle infinite possibilità di connessione, che le tecnologie ci offrono in maniera immediata. Eppure la connessione con gli altri resta indubbiamente un valore per chiunque, in azienda e nella vita, lavori in squadra.

Lavorare in team funziona: ma perché?

Lavorare in team “funziona”. La squadra può essere rete di sostegno per affrontare le sfide più difficili: studi scientifici rivelano come la connessione con gli altri sia persino in grado di abbassare la percezione del dolore. La squadra può amplificare gesti, idee, azioni e diventare un vero e proprio hub di talento e creatività, oltre che di efficienza, che traina l’innovazione. La squadra genera responsabilità, nei confronti degli altri membri, nei confronti dell’impatto del proprio lavoro sul mondo esterno.

Il potere dell’intelligenza connettiva

Ecco perché, a maggior ragione nell’era dell’iper-connessione, imparare a sfruttare positivamente le dinamiche di squadra diventa indispensabile per manager, dirigenti e team leader che hanno il compito e la responsabilità di formare, gestire e far crescere team che funzionino. Si tratta di imparare a sfruttare il potere dell’intelligenza connettiva: così la studiosa e business thinker Erica Dhawan definisce “la capacità di ottenere costantemente risultati trasformativi sfruttando il valore delle relazioni e delle reti.” Un bisogno che, tantopiù, cresce alla luce dei cambiamenti che ogni giorno trasformano le nostre modalità di scambio e di connessione verbale con gli altri. E da dove partire, per connetterci in maniera più efficace, se non dalla competenza di comunicare?

“Reimparare” a dialogare con efficacia

Non c’è niente di più banale, semplice e consuetudinario dei nostri scambi di parole quotidiani, possiamo pensare. In realtà, sembra suggerire nei suoi studi Dhawan, che si tratti di email, messaggi su WhatsApp, Telegram o Slack, o di call su Zoom, Teams o alla macchinetta del caffè, non c’è nulla di banale. Anzi, trascurare di avere cura in questi scambi sul luogo di lavoro è una delle prime fonti di difficoltà, frustrazione e, quindi, scarsa collaborazione nei team.

“Le incomprensioni” sottolinea ancora la studiosa, inserita nei top management thinkers da Thinkers50, “sono all’ordine del giorno nei luoghi di lavoro.” Ma questo non significa che le cattive abitudini comunicative, che possono instaurarsi negli uffici e nei reparti aziendali, non possano e non debbano essere trasformate. Anzi, “dovremmo sempre impegnarci a comunicare con chiarezza ed empatia, specialmente ora che ci affidiamo sempre di più al lavoro da remoto e alla comunicazione digitale.”

Il primo passo per farlo? Fermarsi e “reimparare” a leggere, scrivere e rispondere con chiarezza e dedicando al membro del team, al collega, al senior con cui stiamo dialogando, la giusta attenzione.

Una nuova regola: leggere con attenzione, rispondere con empatia

Fino a pochi anni fa era in pratica l’unica prassi per una riunione: seduti con i colleghi attorno a un tavolo, si condividevano informazioni, ascoltando le idee e rispondendo di conseguenza. Questo avviene naturalmente anche oggi, ma gran parte di questi scambi accade anche in forma scritta o digitale; email, messaggi, chat, in cui l’ascolto lascia il posto alla lettura su uno schermo.

La lettura su schermo e l’ascolto, però, sono modalità differenti di acquisizione delle informazioni. C’è differenza persino tra lettura digitale e carta stampata. La linguista Naomi Baron, docente all’American University di Washington DC, rileva infatti che quando leggiamo su uno schermo tendiamo a scorrere velocemente il testo per individuare le informazioni più rilevanti, dedicando meno tempo a una lettura completa.

Poi, cosa che tutti abbiamo sperimentato almeno una volta, quand’è il momento di rispondere, ci sentiamo così sopraffatti dal numero di email o messaggi da scrivere, che finiamo per inviare risposte frettolose o imprecise.

“Leggere con attenzione è il nuovo ascoltare” e rispondere è l’ambito in cui, oggi, dobbiamo assicurarci di saper declinare le nostre capacità di empatia. Ecco perché, prima di inviare la prossima email, Erica Dhawan ci invita a fermarci un attimo e porci 3 domande.

1. La mia email è troppo breve?

Seguiamo ritmi frenetici e questo ci porta a trascurare un dettaglio. E poi un altro, e poi un altro ancora. La velocità, il senso di continua urgenza sono le principali cause del deterioramento delle nostre capacità di lettura sul luogo di lavoro. Ma siamo davvero così occupati? Questo atteggiamento ha un costo. È il costo della precisione e della chiarezza nella comunicazione, che si paga con un team che fa più fatica a comprendere, ad allinearsi agli obiettivi, a produrre risultati coerenti.

Dobbiamo rallentare, suggerisce la business thinker, autrice de Il linguaggio del corpo digitale dedicato a questo tema, e assicurarci di prestare attenzione ai dettagli. Se qualcuno ci invia un’email dettagliata su una riunione virtuale, è importante rispondere ai singoli punti anziché inviare una risposta generica. Questo dimostra che abbiamo letto davvero il messaggio e dato valore al tempo e all’impegno che l’altra persona ha investito.

Quello che le parole non dicono apertamente

Non è raro notare, nelle mail di chi occupa posizioni apicali, una certa brevità, se non addirittura errori e imprecisioni che tradiscono una certa frettolosità. Messaggi ed email sbrigativi, frasi mal strutturate, grammatica e ortografia approssimative – avverte Dhawan – parlano a modo loro. Dicono “Non ho tempo da dedicare a questa cosa!”

Più che comunicare importanza, insomma, possono danneggiare il team e l’azienda: una mail scritta male richiede tempo per essere interpretata, causando ritardi e possibili incomprensioni. È comprensibile che un leader o manager non possa rispondere a ogni singolo messaggio: quando non gli è possibile, è opportuno valutare di delegare. Quando, invece, lo fa – suggerisce ancora la studiosa – è evidente che il suo messaggio è importante: per questo è fondamentale che le indicazioni che contiene siano chiare.

L’abitudine a rileggere email e messaggi, completa questo esercizio di attenzione: spesso i fraintendimenti nascono da parole omesse per sbaglio o da punteggiatura ambigua. “Rileggere è sia un’abitudine sia una competenza: fare della precisione e della chiarezza un punto d’orgoglio vi aiuterà a guadagnare credibilità e serietà” continua Dhawan.

2. Che tono sto trasmettendo?

Il tono è ciò che trasmette il nostro atteggiamento o il carattere del nostro messaggio. È un tramite indispensabile per l’empatia e per comunicare in modo efficace. Per impostarlo nel modo giusto, è opportuno chiedersi innanzitutto chi è il destinatario a cui ci rivolgiamo e a considerare l’impatto visivo del messaggio. In un recente articolo, Dhawan condivide l’episodio di un giovane manager che, dopo aver inviato al suo senior leader un piano dettagliato per migliorare la produttività del team, aveva ricevuto in risposta un semplice “k”.

Una risposta troppo minimalista che, al destinatario, ha dato l’impressione che il suo lavoro non meritasse nemmeno una risposta completa. Oltre che essere decisamente troppo criptica: l’idea era approvata o solo letta? Trascurare il tono di una mail può mettere a rischio il morale di uno e, di conseguenza, la motivazione di più membri del team, creare confusione, persino comunicare mancanza di empatia. Se è una di quelle giornate in cui siamo troppo impegnati per dedicarci alla risposta, meglio confermare la ricezione e indicare che risponderemo in seguito.

3. Non sarebbe meglio parlarne di persona?

Con così tante piattaforme a disposizione, rischiamo spesso di frammentare conversazioni e ragionamenti, disseminando decine di messaggi e domande, tra email, messaggi e chat di gruppo. In questi casi, una telefonata, una videochiamata o una rapida riunione in presenza ci “forzano” a fare solo le domande giuste. Inoltre, ci consente di ottenere risposte più complete e chiare, evitando botta e risposta infiniti e risparmiando molto tempo.

Se riceviamo un’email o un messaggio confuso, non esitiamo a chiedere una chiamata, una video call o di vedersi di persona. Se il tema è delicato, chiedere di parlarne a voce, se non di persona, dimostra sicuramente sensibilità al problema. Aspettare qualche istante prima di rispondere, inoltre, dimostra che stiamo davvero ascoltando e prendendo il nostro lavoro sul serio.

Team work, intelligenza connettiva, lavoro di squadra al Leadership Forum

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